Unicap monta Secretaria Acadêmica Digital

O processo permanente de inovação e transformação digital na Universidade está dando um passo importante com a implantação da secretaria digital e com a digitalização de documentos do Setor de Arquivo Central, estrutura ligada à Diretoria de Gestão Escolar e que é responsável por todo o processamento de dados acadêmicos dos alunos da Católica.

A iniciativa partiu das pró-reitorias Administrativa e de Graduação e Extensão. O projeto chamado de Secretaria Digital está organizado em cinco fases. Na primeira delas, estão sendo digitalizados os chamados dossiês ativos, que são os documentos dos alunos que estão na Universidade e dos que se formaram recentemente.

“Os dossiês são as fichas 19, requerimentos, dados acadêmicos, atestados médicos e documentos jurídicos que atestam a passagem do aluno pela Universidade”, explica um dos gestores do projeto, Vinícius Alcoforado. Ainda de acordo com ele, as próximas fases do projeto irão digitalizar os documentos de todos os alunos que estudaram na Unicap em todos os tempos.

Vale salientar que o projeto não se atém apenas à digitalização. Há o desenvolvimento de todo um sistema de indexação, buscas e organização. Etapas que são articuladas pelas ferramentas do Totvs Educacional, DocXpress – ferramenta de Gestão Eletrônica dos Documentos (Ged) e tecnologia Kofax de indexação.

Até que a fase de digitalização de todo o acervo seja iniciada, a guarda e gestão desses documentos físicos será feita por uma empresa especializada. “Firmamos um contrato com a Iron Mountain Brasil (IMB), que tem expertise em armazenar esse material com mais segurança”, explicou Milca Ribeiro, uma das gestoras do projeto, que contou ainda com participação da Consae, empresa especializada em prestar consultoria em processos acadêmicos.